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Télétravail : comment le mettre en place dans votre entreprise.

On s’intéresse beaucoup aux avantages et aux inconvénients du télétravail pour le salarié. Mais quid de l’entreprise ? Et pourquoi certaines d’entre elles sont encore si frileuses à l’idée de le mettre en place ?

Afin de mieux appréhender la question du travail à distance dans votre entreprise , INO Partner passe en revue les avantages et les inconvénients du télétravail pour l’ employeur .

Avoir conscience des bénéfices et des difficultés liés au télétravail c’est bien, mais savoir comment vous allez pouvoir le mettre en place au sein de votre entreprise c’est encore mieux. Pour vous y aider, nous répondons à vos interrogations sur le management à distance et nous vous livrons 5 conseils pour faire de ce projet une réussite .

 

Travail à distance : quels avantages et quels inconvénients pour l’entreprise ?

Télétravail : les avantages pour l’employeur

  • Une productivité en hausse : il ressort de plusieurs études que les salariés en télétravail sont plus productifs. Le travail à distance implique une responsabilisation et une plus grande autonomie qui renforce la motivation et l’engagement des salariés. Le télétravail génèrerait ainsi une augmentation de la productivité de 22 % en moyenne.
  • Un gain de temps : il a également été constaté qu’une partie du temps gagné en transport par le salarié, 40 minutes en moyenne, se faisait au bénéfice de l’entreprise. En d’autres termes, les salariés gagnent du temps mais travaillent davantage ! Selon le Commissariat général à l’égalité des territoires , le temps de travail augmenterait de 2,5 % pour les télétravailleurs.
  • Une baisse de l’absentéisme : les entreprises qui ont mis en place le télétravail ont aussi constaté une diminution du taux d’absentéisme de 20 %. Sur une année, il y aurait 5,5 jours d’arrêts en moins par télétravailleur. Selon Les Echos , le gouvernement songerait d’ailleurs à favoriser le télétravail pour limiter les arrêts maladie.
  • Une réduction des charges : les charges liées à la présence des salariés dans les locaux de l’entreprise peuvent baisser. On estime que l’ économie sur la surface immobilière peut atteindre 30 %. Avec moins de salariés présents dans les locaux de l’entreprise, la facture d’électricité devrait elle aussi diminuer.
  • Un impact positif sur l’image employeur : le télétravail attire de nombreux salariés et a donc un impact positif sur l’image des entreprises qui le mettent en place.

 

Force est de constater que les bénéfices pour l’entreprise sont souvent plus nombreux que ceux projetés par les salariés et les employeurs. Et la réalité est assez éloignée de l’image que certains peuvent avoir du salarié oisif qui travaille à la maison !

 



Télétravail : les inconvénients pour l’entreprise

Si le télétravail a des avantages indéniables, n’oublions pas que ce n’est pas une solution possible pour toutes les entreprises. D’une part, certains postes et certains profils ne sont pas adaptés pour le travail à distance, d’autre part, il comporte certains risques sur lesquels il faudra porter une attention particulière.

  • Veiller à la cohésion de l’équipe : il ne faut pas fermer les yeux sur le risque d’isolement du salarié qui pourrait le conduire à un désengagement vis à vis de l’entreprise. Il faudra donc veiller à maintenir un minimum de lien social pour ne pas porter atteinte à la cohésion de l’équipe.
  • Inégalité face au télétravail : on aborde peu cette problématique, mais tous les postes ne permettent pas de travailler à distance. Cette iniquité entre les salariés peut être plus ou moins bien vécue. Il est nécessaire de communiquer sur le sujet pour que les situations de chacun soient bien comprises et acceptées par tous.
  • La complexité du management à distance : certains managers peuvent également rencontrer des difficultés à piloter leur équipe à distance. Pour que sa mise en place soit une réussite, le télétravail induit une relation de confiance. Toute la difficulté pour le manager est d’être présent auprès du salarié en télétravail, tout en lui laissant suffisamment d’autonomie. Le salarié ne doit pas se sentir sous surveillance, mais accompagné.

Lors de la mise en place du télétravail, la nécessité d’accompagner le salarié semble évidente. Celle de l’accompagnement du manager beaucoup moins. C’est pourtant un aspect qui ne devrait pas être négligé. Car à l’instar du salarié, le manager va avoir d’importants défis à relever, le premier étant celui du management à distance.

Comment manager à distance ?

Les principales difficultés du manager face au télétravail

Lorsqu’une équipe partage un même espace physique, les échanges formels et informels sont réguliers. Ces discussions sont autant d’occasions de s’imprégner des façons de penser et de communiquer de chacun. Ainsi, vous savez rapidement interpréter les manières de réagir de vos collaborateurs et déceler par exemple les sources de tensions. Le langage du corps apporte également beaucoup dans une discussion. En manageant à distance, vous allez devoir vous passer de ces signaux qui en disent parfois long lors d’une conversation. À l’oral comme à l’écrit, le sens de certains propos peut être mal compris, mais il est plus difficile de déceler les mauvaises interprétations lorsqu’on échange à distance. Ainsi peuvent naître des malentendus, voire des conflits.

Autre difficulté importante : la confiance ! Le télétravail n’est pas compatible avec un management de « surveillance ». Vous allez devoir montrer à vos salariés en télétravail que vous leur faites confiance même si vous n’avez pas un œil permanent sur eux.

Comment éviter les difficultés liées au management à distance ?

En étant conscient de ces problématiques, vous pourrez anticiper et envisager des solutions pour les éviter :

  • Le télétravail n’est pas forcément fait pour tout le monde. Idéalement, on mettra en place le travail à distance pour des salariés avec lesquels on a déjà l’habitude de travailler. Si ce n’est pas possible, prévoyez alors ponctuellement des rencontres physiques avec vos salariés en télétravail.
  • Il faut privilégier les outils de communication et de collaboration avec visualisation : vidéoconférences, partage de documents, etc. L’idée étant de se rapprocher des conditions d’une collaboration en face-à-face pour que la distance n’altère pas l’implication des salariés.
  • Évitez d’être toujours sur leur dos et faites-leur confiance. Vous pouvez fixer les règles avec vos salariés, mais une fois le télétravail mis en place, agissez comme vous le feriez s’ils étaient au bureau.

A noter

 

Dans le management à distance, l’utilisation plus prononcée de l’écrit a une vertu non-négligeable. Elle pousse les collaborateurs à expliciter davantage et à mieux développer leurs idées.

Autre avantage de la communication non-verbale : elle atténue la « pensée de groupe » qui agit pour le pire comme pour le meilleur. La distance permet à chacun de s’exprimer individuellement, réduisant l’effet d’autocensure qui découle parfois d’un groupe (crainte de contredire l’autre ou d’aller dans un sens différent).

Comment conduire un projet de mise en place du télétravail ?

Les 5 conseils d’INO Partner pour mettre en place le télétravail dans votre entreprise

1 – Respectez vos obligations légales

Veillez à ce que le cadre juridique du télétravail soit bien respecté. Pour cela, n’hésitez pas à vous reporter à notre article : Télétravail : loi, droits et obligations de l’employeur .

2 – Éditez une charte qui fixe les règles

Définissez le plus clairement possible les modalités du télétravail dans votre entreprise et établissez des règles communes à tous. Voyez qui est concerné par le télétravail, pourquoi, à quelle fréquence, les modalités d’organisation, etc. Si besoin, mettez au clair un planning où chacun s’engage à respecter des horaires de présence, comme de déconnexion. Le fait de pouvoir s’appuyer sur une feuille de route précise rassurera tous les acteurs du projet.

3 – Mettez en place des outils de communication adéquats

Pour communiquer facilement à l’oral comme à l’écrit, il existe une multitude d’outils : vidéoconférence, messageries instantanées, outils de partage de documents, calendrier commun, etc. N’oubliez pas de prévoir un temps de formation à ces outils.

4 – Adaptez votre management et faites confiance à vos salariés

La confiance est certainement la clé de la réussite d’un projet de mise en place du télétravail au sein d’une entreprise. Inutile d’appeler vos salariés en télétravail pour s’assurer qu’ils sont bien présents ou qu’ils avancent dans leurs dossiers. Vous pouvez les « skyper » pour les saluer et prendre des nouvelles, mais agissez comme vous le feriez s’ils étaient au bureau. Si vous jugez cela nécessaire, proposez éventuellement un reporting très simple qui leur permettra de rendre compte de l’avancement de leurs projets. N’oubliez pas que l’important n’est pas tant la méthode de travail que le résultat qui vous sera livré.

5 – Procédez par étape

Expérimentez, observez et ajustez.

Il est plus prudent de commencer par une phase d’expérimentation. Pendant cette période, salariés et managers pourront noter leurs observations et échanger sur leurs pratiques. Réunissez-vous après quelques semaines de mise en place. Ce sera l’occasion d’évoquer les bénéfices et les difficultés de cette nouvelle organisation du travail. Enfin, voyez ensemble de quelles façons vous pouvez améliorer les situations de chacun. Par la suite, faites régulièrement le point pour déceler les éventuels problèmes qui subsisteraient et éviter que certaines situations s’enveniment.

 

Ce qu’il faut retenir

La mise en place du télétravail au sein d’une entreprise est un projet important. Sa réussite repose sur la prise en compte de l’ensemble du contexte qui l’entoure : la maturité de l’entreprise, la prise de conscience des freins qui pourraient entraver ce projet, le respect des obligations légales , la mobilisation des acteurs concernés, leur maîtrise de nouveaux outils, etc.

 

Par une approche méthodique et sécurisée, Ino Partner peut vous guider dans toutes les étapes qui vous permettront de mener à bien ce projet. Nous proposons un accompagnement sur-mesure destinée à l’équipe encadrante (dirigeant, managers, équipe RH…) et qui répondra au besoin d’évolution de votre entreprise.

Vous vous sentez prêt à vous lancer dans la mise en place du télétravail dans votre entreprise ? Vous avez encore quelques questions ? N’hésitez pas à nous contacter pour que nous parlions ensemble du projet de votre entreprise.

 

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