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Pourquoi passer au bulletin de paie électronique ?

Depuis 2009, la législation autorise la diffusion des bulletins de paie au format électronique. Malgré une simplification par la loi El Khomri en 2017, seuls 20 % des salariés français reçoivent aujourd’hui leur fiche de paie au format numérique (source : Opinionway pour Althéa). Ino Partner vous explique pourquoi vous devriez passer au bulletin de paie dématérialisé sans tarder.

Faire des économies

Papier, impression, mise sous pli, envoi postal, archivage, établir ses fiches de paie a un coût. Une dépense qui, de plus, ne vous rapporte rien ! En dématérialisant vos fiches de paie, vous économisez en moyenne 50 % par bulletin. Un gain considérable qui doit vous encourager à recourir à cette dématérialisation.

Bon à savoir : vous n’avez pas besoin de l’accord de votre salarié 

Jusqu’en 2017, l’accord du salarié était obligatoire pour mettre en place la dématérialisation de la fiche de paie au sein des entreprises. Depuis cette date, celui-ci n’est plus nécessaire. 

Pensez simplement à informer votre salarié, au moment de son embauche ou au moins un mois avant le 1er bulletin de paie, de son droit d’opposition. Celui-ci peut être exercé à tout moment. Dans ce cas, vous devrez lui remettre des bulletins au format papier dans les meilleurs délais ou au plus tard 3 mois après son opposition.

Améliorer votre productivité et gagner du temps grâce à la dématérialisation de vos fiches de paie

Grâce aux fiches de paie électroniques, vous optimisez votre processus RH en éliminant les tâches chronophages pour vous consacrer à celles à fortes valeurs ajoutées. Recherche de talents, mise en place d’un système performant de télétravail, voilà des dépenses qui valent la peine.

À l’aide d’un système d’archivage automatique, vous retrouvez plus facilement et plus rapidement les informations dont vous avez besoin. Que de temps gagné lorsque l’inspection du travail ou encore les agents de l’URSSAF vous réclament le double des fiches de paie de vos salariés !  

Assurer une meilleure sécurité de vos bulletins de paie

Un bulletin électronique n’est pas un simple PDF communiqué par e-mail à vos salariés. Vous devez aussi vous assurer qu’il soit conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité de leur contenu.

À ce jour, deux solutions sont envisageables :

  • Les coffres-forts numériques, mis à disposition par les banques ou la poste : seul votre salarié pourra y déposer son bulletin de salaire. 
  • Les espaces sécurisés des éditeurs de logiciels de paie qui respectent la norme NF Z42-013 relative à l’archivage électronique. 

Cette sécurisation vous offre de nombreux avantages : 

  • suppression des risques de perte ou d’accès non autorisé ; 
  • meilleure traçabilité de vos échanges avec vos salariés ;
  • limitations des possibilités de falsification des fiches de paie.

Pour faciliter la vie de vos salariés

Grâce aux fiches de paie dématérialisées, finis les bulletins égarés lors d’un déménagement ou détruits par un dégât des eaux. Vos salariés sont certains d’y avoir accès aussi souvent qu’ils le souhaitent. Une mesure, par ailleurs, bien pratique pour faciliter la vie de vos collaborateurs dans leurs démarches quotidiennes (déclaration de revenus, dossier pour une location ou un achat immobilier, etc.).

Bon à savoir : le dépôt des bulletins de paie électronique sur le compte personnel d’activité (CPA)

Le prestataire, auquel vous confiez l’archivage des fiches de paie dématérialisées, doit assurer l’interconnexion de son système avec le compte personnel d’activité de vos salariés. 

Ces derniers peuvent ainsi les consulter facilement, et surtout, retrouver au même endroit, toutes leurs fiches de salaires pour l’ensemble de leur carrière.

Un dernier point pour finir : grâce à une baisse significative du nombre d’impressions, vous œuvrez aussi en faveur de l’environnement, tout en donnant une image moderne et engagée à votre entreprise.

Vous êtes convaincu ? N’hésitez pas à contacter Ino Partner. Nous proposons un service de gestion de la paie de vos salariés et nous vous accompagnerons dans la mise en place des fiches de paie électroniques au sein de votre entreprise.

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