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Contrôle URSSAF : comment bien le préparer ?

Entretien avec Meriem Selmani, ancienne inspectrice du recouvrement à l’Urssaf

Meriem Selmani, inspectrice du recouvrement à l’Urssaf de 2009 à 2014 et formatrice aux métiers du contrôle, est aujourd’hui Présidente de l’Observatoire de la Protection Sociale. Elle propose sa vision en matière de Protection sociale et de relations entre les entreprises et les Urssaf, la MSA et les organismes de protection sociale. Dans cet entretien accordé à INO Partner, elle nous éclaire sur la réalité d’un contrôle Urssaf et livre de précieux conseils aux dirigeants qui auraient à faire face à cette situation.

Pourquoi mon entreprise peut-elle être contrôlée par l’Urssaf ?

L’Urssaf a pour mission le recouvrement des charges sociales, patronales et salariales qui permettent d’assurer le financement du système de Protection sociale français. Elle collecte les ressources que l’Acoss gère et redistribue entre les différentes caisses, CNAV, CNAM et CNAF. Ce système de solidarité étant fondé sur le principe de la déclaration par les entreprises, le contrôle est nécessaire pour vérifier la bonne application de la législation sociale et garantir l’équité de traitement entre chacune, notamment devant la charge publique. Ainsi, toute entreprise peut être amenée à être contrôlée pour vérifier qu’elle s’est correctement acquittée de ses cotisations sociales. Les grandes sont certes plus souvent contrôlées que les petites, néanmoins chacune lors du contrôle se verra appliquer la même procédure. 

 

Il existe – hors travail dissimulé dit LCTI – deux formes de contrôle : le contrôle sur place et le contrôle sur pièce. Le premier concerne les entreprises de plus de 20 salariés, se déroule dans les locaux de l’entreprise, remonte sur les trois dernières années et est effectué par des inspecteurs. Le second, réservé aux plus petites entreprises, remonte sur un an et est effectué sur la base des documents envoyés à l’Urssaf par des contrôleurs.

Comment se déroule un contrôle Urssaf ?

Le Contrôle Urssaf, appelé également contrôle comptable d’assiette, débute toujours – hors travail dissimulé – par l’envoi d’un avis de contrôle au moins 15 jours avant la date de première visite. 

 

Cet avis de contrôle précise plusieurs points : 

– le nom de l’inspecteur ou des inspecteurs en charge du contrôle ;

– la date et l’heure de la première visite ;

– les principaux documents à préparer (attention, la liste n’est pas exhaustive) ;

– la possibilité de se faire accompagner du conseil de son choix ;

– le site où consulter la charte du cotisant contrôlé ;

– la signature de l’inspecteur.

 

À la date indiquée, l’inspecteur se présente dans les locaux de l’entreprise pour consulter les documents sociaux (RH et PAIE), juridiques et comptables. Il peut demander à prendre connaissance de tout document s’il justifie d’une utilité pour le contrôle et peut interroger toute personne présente. 

 

À la fin de son analyse, dont la durée varie en fonction de la taille et de la complexité de l’entreprise, il envoie au cotisant ses observations dans ce qui est communément appelé la lettre d’observations. Le cotisant dispose alors d’un délai de réponse de 30 jours, qui peut être prorogé sur demande, pour contester les observations de l’inspecteur ou apporter de nouveaux éléments. 

 

Attention, un contrôle réussi est un contrôle qui se déroule bien pendant la présence de l’inspecteur. C’est durant ce temps de présence, par un échange et un dialogue constructif avant la Lettre d’observations, que l’entreprise peut expliquer ses particularités, faire comprendre ses pratiques et éviter des redressements. Ensuite, il est presque trop tard ou du moins beaucoup plus difficile d’obtenir gain de cause.

Mon entreprise va être contrôlée par l’Urssaf : comment bien me préparer ?

Tout d’abord, il est essentiel de bien préparer les documents demandés en les classant en trois dossiers : social, comptable, juridique et de bien suivre tous les documents remis à l’inspecteur (ce point est essentiel pour sécuriser le prochain contrôle). Les inspecteurs apprécieront davantage des documents dématérialisés que papier et à terme, seuls les documents sous forme dématérialisée seront acceptés, donc autant s’y préparer. 

 

S’il l’entreprise se rend compte qu’elle ne sera pas prête pour la date de premier rendez-vous, il est préférable de demander un report de date plutôt que de ne présenter aucun document le premier jour. 

 

Par ailleurs, en amont, il convient de lire ou relire la lettre d’observations du contrôle précédant et de bien connaître les éléments pour pouvoir opposer la décision implicite ou portée effet du contrôle précédent. Cette décision implicite signifie que si un thème n’a pas été redressé au précédant contrôle, il ne pourra, sous conditions, plus l’être au présent contrôle. Il appartient à l’entreprise de prouver que le thème a déjà été contrôlé.  

 

Lors de la venue de l’inspecteur, nul besoin de préciser qu’il faut le recevoir courtoisement et mettre à sa disposition un bureau et les documents. 

 

Le contrôle commence généralement par un entretien sur l’entreprise, son effectif, son activité, ses spécificités. Attention, il est préférable de se préparer à cet entretien pour répondre correctement aux questions de l’inspecteur. C’est cet entretien qui va aiguiller une partie de son contrôle en fonction de vos réponses et l’inspecteur pourra même déjà identifier des risques. La présence du chef d’entreprise ou de la DRH est donc appréciée.

 

Tout au long du contrôle, il est primordial d’entretenir un bon niveau d’échange avec l’inspecteur, d’être réactif à ses demandes complémentaires et de toujours bien suivre la liste des documents remis. Idéalement, il convient de nommer un interlocuteur unique, interne ou externe à l’entreprise, qui sera en charge de faire suivre les demandes de l’inspecteur au service concerné et de remettre les documents complémentaires.

 

Une fois le contrôle terminé, il est conseillé d’organiser avec l’inspecteur un rendez-vous de restitution en amont de la lettre d’observations, non seulement pour connaître ses risques, mais également pour pouvoir discuter les points, notamment ceux que l’on entend contester.

Quels sont mes recours en cas de désaccord avec les conclusions de l’inspecteur ?

À la réception de la Lettre d’observations, l’entreprise a la possibilité de répondre aux observations dans un délai de 30 jours qui peut désormais être prorogé de 30 jours sur demande. C’est le moment d’apporter des éléments nouveaux ou des documents manquants à l’inspecteur. Il est, à mon sens, préférable de se faire accompagner dans la réponse pour éviter des erreurs stratégiques. L’inspecteur est tenu de répondre à chacun des arguments de l’entreprise et peut maintenir, minorer ou annuler son redressement en fonction des éléments nouveaux fournis. 

 

Une fois le délai de 30 ou 60 jours passés et les échanges contradictoires respectés, l’entreprise reçoit une mise en demeure. À compter de cette mise en demeure, elle dispose de deux mois pour saisir la commission de recours à l’amiable (CRA). L’absence de réponse de la CRA dans les deux mois vaut rejet, l’entreprise peut alors saisir le Tribunal de Grande Instance (TGI) et devra être patiente car les délais sont très longs. 

 

À réception de la mise en demeure, il faut s’acquitter des sommes demandées pour éviter que les pénalités et majorations de retard ne courent et accompagner son paiement d’un courrier indiquant que le paiement ne vaut nullement acceptation des redressements.

 

Hélas, d’expérience, une contestation de redressement se gagne plus pendant le contrôle et pendant la phase d’échange contradictoire avec l’inspecteur plutôt qu’après.

Un contrôle Urssaf peut-il être une opportunité pour mon entreprise ?

Un contrôle est dans l’absolu une opportunité puisqu’il est un audit de ses pratiques en législation sociale, paie et comptabilité. Néanmoins, c’est un audit qui peut coûter cher et mettre à mal l’entreprise dans les faits. Ce qu’il ne faut pas oublier, c’est qu’il y a de l’humain en face, l’inspecteur n’étant pas une machine ni un robot, il est souhaitable de discuter, argumenter et échanger pour obtenir des conseils et des observations invitant à se mettre en conformité. Il faut aussi rappeler qu’un Contrôle Urssaf garantit les droits des salariés en matière de vieillesse, de chômage et bientôt de retraite. Il participe donc de la responsabilité sociale de l’entreprise.

Pensez-vous qu’il soit possible d’améliorer la relation entre l’Urssaf et les entreprises ?

L’amélioration des relations Urssaf-entreprise est en cours, du fait de la loi ESSOC (droit à l’erreur) et des engagements des Urssaf à se diriger vers le conseil plus que la sanction. Néanmoins, l’actualité récente de ce restaurateur qui a écopé de 14 000 € de redressement Urssaf laisse encore entrevoir des pratiques aberrantes et une législation sociale pas toujours adaptée à la réalité des entreprises. Il y a donc, en plus d’un changement de culture de part et d’autre, une nécessité d’assouplir la législation et de la rendre applicable au quotidien. Une chose est sûre, c’est un souhait fort du gouvernement, mais pour y arriver il faudra changer la posture des inspecteurs et adjoindre du conseil au contrôle. Ce changement de paradigme est un challenge pour les Urssaf en terme de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Ce sera long, mais ce n’est pas impossible. 

INO Partner accompagne les entreprises dans leur développement, mais aussi dans les situations les plus délicates.

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